CIRCULAR SUSEP Nº 249, DE 20.02.2004

CIRCULAR SUSEP Nº 249, DE 20.02.2004

Dispõe sobre a implantação e implementação de sistema de controles internos nas sociedades seguradoras, nas sociedades de capitalização e nas entidades abertas de previdência complementar.

O SUPERINTENDENTE DA SUPERINTENDÊNCIA DE SEGUROS PRIVADOS - SUSEP, na forma do disposto no Art. 36, alínea "c" do DECRETO-LEI Nº 073, DE 21.11.1966 e considerando o disposto no Processo SUSEP nº 15414.000475/2004- 43,

Resolve:

Art. 1º - Determinar que as sociedades seguradoras, os resseguradores locais, os escritórios de representação dos resseguradores admitidos, as sociedades de capitalização, as entidades de previdência complementar aberta e as sociedades corretoras de resseguro implantem controles internos de suas atividades, de seus sistemas de informações e do cumprimento das normas legais e regulamentares a elas aplicáveis.

Nota da Editora: Foi alterado o Art. 1º conforme CIRCULAR SUSEP Nº 363, DE 21.05.2008.

Parágrafo único - Os controles internos, independentemente do porte da sociedade ou entidade, devem ser efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações realizadas.

Art. 2º - São de responsabilidade da diretoria da sociedade, do ressegurador local ou da entidade e do representante do ressegurador admitido:

I - definir as atividades e os níveis de controle para todos os negócios;

II - estabelecer os objetivos dos mecanismos de controles e seus procedimentos;

III - verificar sistematicamente a adoção e o cumprimento dos procedimentos definidos;

IV - avaliar continuamente os diversos tipos de riscos associados às atividades da sociedade, do ressegurador local, do escritório de representação do ressegurador admitido ou da entidade;

Nota da Editora: Foram alterados o Art. 2º e inciso IV conforme CIRCULAR SUSEP Nº 363, DE 21.05.2008.

V - acompanhar e implementar a política de conformidade de procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente;

VI - implantar política de prevenção contra fraudes;

VII - implantar política de subscrição de riscos.

Art. 3º - Os controles internos, cujas disposições devem ser acessíveis a todos os funcionários da sociedade, do ressegurador local, do escritório de representação do ressegurador admitido ou da entidade, não poderão deixar de prever:

I - a definição de responsabilidades dentro da sociedade, do ressegurador local, do escritório de representação ou da entidade;

II - a segregação das atividades atribuídas aos integrantes da sociedade, do ressegurador local, do escritório de representação do ressegurador admitido ou da entidade;

III - os meios de monitoramento, de forma a identificar potenciais áreas de conflitos, a fim de minimizá-los;

IV - os meios de identificação e avaliação dos fatores internos e externos que possam afetar ou contribuir adversamente para a realização dos objetivos da sociedade, do ressegurador local, do escritório de representação admitido ou da entidade;

V - a existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso às informações consideradas relevantes para o desempenho de suas tarefas e responsabilidades;

VI - a definição dos níveis hierárquicos e das respectivas responsabilidades em relação ao conteúdo das informações;

VII - o acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a avaliar se os objetivos estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos, as leis e os regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como assegurar a pronta correção de eventuais desvios;

VIII - a existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informação mantidos em meio eletrônico ou não.

§1º - Os controles internos devem ser periodicamente revisados e atualizados, de forma que sejam a eles incorporadas medidas relacionadas a novos riscos ou riscos não abordados anteriormente.

§2º - A atividade de auditoria interna deve fazer parte do sistema de controles internos.

§3º - A atividade de Auditoria de que trata o §2º deste artigo, quando não executada por unidade específica da própria sociedade ou entidade ou de sociedade ou entidade integrante do mesmo conglomerado financeiro, poderá ser exercida por auditor independente, desde que não seja aquele responsável pela auditoria das demonstrações financeiras.

§4º - No caso de a atividade de auditoria interna ser exercida por unidade própria, esta deverá estar diretamente subordinada ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria da sociedade, do ressegurador ou da entidade.

§5º - No caso de ser a atividade de auditoria interna exercida segundo a faculdade estabelecida no §3º deste artigo, deverá o responsável por sua execução reportar-se diretamente ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria da sociedade, do ressegurador ou da entidade.

Nota da Editora: Foram alterados o Art. 3º, incisos I, II e IV e os parágrafos 4º e 5º conforme CIRCULAR SUSEP Nº 363, DE 21.05.2008.

Art. 4º - O acompanhamento sistemático das atividades relacionadas com o sistema de controles internos deve ser objeto de relatórios emitidos com a periodicidade mínima de 6 (seis) meses, deles contendo necessa riamente:

I - as conclusões dos exames efetuados;

II - as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento do respectivo cronograma de saneamento;

III - a manifestação dos responsáveis pela áreas onde foram, anteriormente, verificadas as deficiências e indicação das medidas efetivamente adotadas para saná-las.

Parágrafo único - As conclusões, recomendações e manifestação a que se referem os incisos I, II e III deste artigo devem ser submetidas ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria, bem como à auditoria externa, sendo necessário que seus registros sejam mantidos à disposição da SUSEP pelo prazo de 5 (cinco) anos.

Art. 5º - É de incumbência da diretoria da sociedade, do ressegurador local ou da entidade, e do representante do ressegurador admitido, além das responsabilidades enumeradas no Art. 2º desta Circular, a promoção de elevados padrões éticos e de integridade e de cultura organizacional que demonstrem e enfatizem, a todos os funcionários, a importância dos controles internos e o papel de cada um deles no processo.

Nota da Editora: Foi alterado o Art. 5º conforme CIRCULAR SUSEP Nº 363, DE 21.05.2008.

Art. 6º - O sistema de controles internos deverá estar implementado até 31/12/2004, com a observância do seguinte cronograma:

I - Definição dos mecanismos internos, conforme disposto no artigo 2º, incisos I e II, e no artigo 3º, incisos I e II desta Circular - até 30.06.2004;

II - Definição e disponibilização dos procedimentos pertinentes, conforme disposto nos incisos III, IV, V, VI e VII do artigo 2º e nos incisos III, IV, V, VI VII e VIII do artigo 3º desta Circular - até 31.12.2004.

Parágrafo único - A auditoria externa deverá fazer menção específica, em seus pareceres, à observância do cronograma estabelecido neste artigo.

Art. 7º - Poderá ser utilizado sistema integrado de controles internos, com abrangência no conglomerado, atestado pelos auditores externos, desde que o mesmo atenda aos requisitos estabelecidos nesta Circular.

Art. 8º - As informações enviadas à SUSEP, constantes de sistemas informatizados, deverão estar acompanhadas de declaração assinada por dois diretores, atestando a veracidade e a fidedignidade das mesmas.

Art. 9º - As sociedades e entidades deverão indicar, na próxima assembléia geral, reunião do conselho de administração ou reunião do conselho deliberativo que se seguir à publicação desta Circular, o nome do diretor responsável pelos controles internos, a contar da data de publicação desta Circular.

Art. 10 - Caso os controles internos venham a ser considerados insuficientes, a SUSEP determinará a adoção de controles adicionais.

Parágrafo único - Enquanto não forem implementados os controles adicionais descritos no "caput", a sociedade, o ressegurador ou a entidade poderá ter seus limites de retenção reduzidos, conforme norma específica a ser editada."

Nota da Editora: Foi alterado o parágrafo único do Art. 10 conforme CIRCULAR SUSEP Nº 363, DE 21.05.2008.

Art. 11 - Esta Circular entra em vigor na data de sua publicação.

Renê Garcia Junior
Superintendente

(DOU de 27.02.2004 - página. 55 - Seção 1)